Fase mecánica de la administración... ¿debe seguir siendo así?
Cuando nos sumergimos en el mundo de la administración, dos nombres emergen con fuerza: Frederick Winslow Taylor y Henri Fayol. El primero, considerado el padre de la administración científica, revolucionó la manera en que entendemos la productividad. Con su enfoque en el trabajo eficiente, Taylor no solo cambió el panorama empresarial en Occidente, sino que su modelo también inspiró el estilo de administración japonés, conocido por su enfoque meticuloso y a largo plazo.
Por otro lado, tenemos a Henri Fayol, a quien muchos consideran el padre de la administración moderna. Fayol no solo conceptualizó los principios administrativos, sino que también los organizó de una manera sistemática, siendo el fundador de la escuela clásica de administración. Mientras que Taylor fue un pionero que trajo la eficiencia a la mesa, Fayol fue el visionario que transformó ese pionerismo en una ciencia sólida. Juntos, sus aportes sentaron las bases de lo que hoy conocemos como el proceso administrativo.
El proceso administrativo: el ciclo que define el éxito
Este proceso administrativo, en su forma más pura, consta de cuatro etapas fundamentales:
- Planeación
- Organización
- Dirección
- Control
Las primeras dos etapas, planeación y organización, son tradicionalmente clasificadas como la fase mecánica del proceso, mientras que la dirección y el control conforman la fase dinámica. ¿Pero es realmente adecuado que una parte de este ciclo tan crucial sea vista como meramente “mecánica”?
Vamos a desglosar y cuestionar esta idea...
La planeación es más que un ejercicio intelectual. Es la piedra angular sobre la que se construyen todas las actividades de la organización. No se trata solo de vaciar ideas en un documento; se trata de anticipar el futuro, establecer metas concretas y crear estrategias claras para alcanzarlas. Sin un plan sólido, las organizaciones vagan sin rumbo, pero ¿cuántas empresas tratan esta fase como un simple trámite burocrático?
En demasiadas ocasiones, he visto cómo la fase de planeación se reduce a un ejercicio teórico, un documento que se escribe pero rara vez se utiliza como una herramienta de referencia. ¿Cuántos proyectos empresariales fracasan porque las metas no estaban claramente definidas desde el inicio? La planeación debe ser viva, cambiante, un proceso continuo, no un documento que se guarda en un cajón.
Luego tenemos la organización, que se refiere a cómo estructuramos los recursos –humanos, tecnológicos y económicos– para alcanzar las metas definidas en la planeación. Es aquí donde la administración se encuentra con la realidad. Misión, visión, y valores no son solo palabras bonitas que adornan los muros de la oficina. Deberían ser principios vivos que guían cada acción dentro de la empresa. Sin embargo, en muchas organizaciones, estas ideas no logran bajar del papel a la práctica.
¿Por qué sucede esto? En parte porque esta fase también se ha vuelto excesivamente teórica. ¿Cuántas veces escuchamos hablar de la misión de una empresa y pensamos: "Esto no refleja lo que realmente hacen"? El gran problema es que muchas organizaciones no se atreven a cuestionarse a sí mismas. Prefieren apegarse a lo mecánico, a lo seguro, a lo que siempre han hecho, en lugar de enfrentar las difíciles preguntas: ¿Por qué existimos realmente? y ¿Cómo podemos mejorar continuamente?
Como estudiante y empleado, he tenido la oportunidad de observar cómo se implementan estas fases en la práctica. En muchas empresas, la fase mecánica no se lleva a cabo al 100%. Lo he visto innumerables veces: organizaciones que no tienen una razón de ser clara, o que la tienen en teoría, pero no en la realidad cotidiana de sus operaciones.
¿Por qué sucede esto? Porque, como mencioné antes, la fase mecánica está profundamente arraigada en lo teórico. Muchas empresas ven estas etapas como un "checklist" para cumplir, pero no como una oportunidad de reflexionar y cuestionar. Y aquí está la clave: nadie quiere cuestionar los fundamentos de una empresa que les da trabajo.
No, y definitivamente no debería ser así. Creo firmemente que la fase mecánica necesita un enfoque más dinámico. No se trata solo de definir organigramas y roles; se trata de fomentar una cultura de adaptabilidad, donde cada miembro de la organización pueda contribuir al proceso. Debe ser un espacio donde se promueva la innovación, tanto en la creación de nuevos puestos como en la mejora continua de los existentes.
La administración tiene tres pilares: el recurso humano, el tecnológico y el capital. Y en la fase mecánica, estos tres elementos deben integrarse de manera armónica para maximizar el potencial productivo de la organización. No basta con que todo quede en teoría; es esencial que estas ideas se traduzcan en acciones concretas y efectivas.
Lo que muchas organizaciones no comprenden es que la información generada en esta fase debe fluir por todos los niveles de la empresa. No puede quedarse en los altos mandos. Si la planificación o la organización no cumplen con las expectativas, deben revisarse. Y aquí es donde entra en juego un elemento clave: la participación de todos los sectores.
Cada empleado debe sentirse parte del proceso administrativo. La sinergia es esencial, y sin ella, el siguiente paso, la dirección, será un proceso defectuoso. Perderemos tiempo, dinero y energía si no conseguimos que la fase mecánica evolucione de lo teórico a lo práctico, de lo mecánico a lo dinámico.
Al final del día, la fase mecánica no es solo un trámite. Es el momento en que sentamos las bases del futuro de la organización. Si no logramos que todos los elementos –humanos, tecnológicos y económicos– trabajen en conjunto, la empresa no podrá prosperar en el largo plazo.
Entonces, ¿qué te parece? ¿Debería la fase mecánica seguir siendo tan teórica? O, por el contrario, ¿deberíamos abrazar el dinamismo desde el principio, involucrando a todos y asegurando que cada paso del proceso administrativo esté alineado con los objetivos reales de la organización?
Saludos
Buenas Finanzas